Efficiënt internationaal multi store proces management voor Shopify.

De afgelopen jaren hebben we meermaals het verzoek gekregen om te ondersteunen bij de uitrol van een webwinkel naar verschillende markten. In deze White paper geven we inzicht in verschillende operationele ICT uitdagingen waar jij met jouw team tegenaan zou kunnen lopen. Uiteraard gaan we ook in op de oplossing voor deze operationele problemen welke kunnen ontstaan wanneer jij besluit met meerdere shops uit te rollen om je internationale klant beter te kunnen bedienen. Tot slot deelt het merk Karhu haar ervaring over deze opzet met u in deze White Paper.

Internationalisering met Shopify
Shopify, het platform voor e-commerce, is een tool die over de jaren heen snel gegroeid is met een moderne aanpak en gemakkelijk in gebruik. Het is een geweldige tool om je webshop te beheren en betalingsstromen af te vangen. Ook is het laagdrempelig in gebruik, ziet het er gelikt uit, heeft het een uitgebreide documentatie en een internationale user base met gebruikers van alle niveaus. Daardoor is hulp van Shopify Pro’s nooit ver weg.

Maar welke problemen komen nou kijken bij het internationaliseren van je webshop(s) wanneer je gebruik gaat maken van Shopify? Het internationaliseren van je webshop betekent ook een collectie nieuwe uitdagingen, zoals het veelvuldig moeten herhalen van dezelfde handeling, informatie niet centraal hebben, beheerhandelingen die verschillen per shop, het rekening houden met verschillende valuta’s en wetgeving & privacy.

Even terug naar de basis; wanneer je dus webshops opent in verschillende landen moet je voor iedere markt een aparte webshop openen met een gelokaliseerde aanpak per markt. Je kunt uiteraard ook proberen om dit in een Shopify store te organiseren maar dit zal je nooit het optimale resultaat opleveren. Want geen markt is hetzelfde en wanneer je niet lokaliseert zal het resultaat nooit optimaal zijn en wanneer je dit in een store probeert af te vangen zal het de performance en experience van de internationale bezoeker niet ten goede komen.

De uitdaging van het beheer

Een webshop begint niet bij de ICT maar bij vuistregels voor goed beheer. Het maakt niet uit waar je een webshop opent, zolang het fundamenteel klopt. Op die manier heb je een grotere kans van slagen op de betreffende markt. Zo moet je er bijvoorbeeld voor zorgen dat bestaande- en nieuwe systemen met elkaar kunnen communiceren, dat de processen geoptimaliseerd zijn en dat oplossingen die voorheen werkte ook goed meegroeien.

Voordat je begint met de uitrol van je internationale webshops, is het belangrijk dat je processen voor de webshops en systemen geoptimaliseerd zijn voor gebruik en verkoop van het aanbod. Dat begint bij een intern onderzoek: Hoe staan je systemen en processen ervoor? Wat zijn mogelijk obstakels tijdens implementatie? Kan het personeel werken met het nieuwe systeem? Hoe afhankelijk is je bedrijf van de huidige infrastructuur en wat kost het? Want het moment dat je een extra webshop aanmaakt, stijgt niet alleen je marktbereik maar neemt ook het aantal uitdagingen die overwonnen moeten worden toe.

Figuur 1: beheer
Figuur 2: Naast beheer is lokalisatie essentieel voor een succesvolle webshop

Wat veel voorkomt is dat oplossingen/systemen die voorheen werkte, nu niet meer goed werken (of helemaal niet). Deze oplossingen zijn teveel gericht op het hebben van een klein team en/of relatief weinig taken (ten opzichte van een webshop). Het tweede wat veel voorkomt is dat bedrijven oude systemen/softwarepakketten gebruiken die zo verouderd zijn dat ze überhaupt niet kunnen communiceren met je nieuwe webshops. In beide situaties is het resultaat hetzelfde: Zonder goed vooronderzoek is de kans op omzet-, tijd- en klantvertrouwen verlies groot.

Omdat je nu meerdere shops beheert, zijn processen, datastromen, handelingen, assortiment, voorraad, etc. verdeeld over meerdere omgevingen. Idealiter wil je dit in een omgeving houden waarin je alle handelingen kan voltooien. Meerdere stores betekent ook meer onderhoud. Producten, voorraad en orders moeten per store worden beheerd, wat veel dubbel werk oplevert en daarnaast slechte inzage in je bedrijfsinformatie omdat je verschillende Shopify Shops (en systemen) hebt. Daardoor zijn ook maar beperkte data analyses mogelijk en mis je mogelijk waardevolle informatie/kansen.

Een van de meest bekende obstakels is de losse klantenbestanden verdeeld over meerdere stores. Het is al helemaal vervelend als je als klant een account heeft bij beide stores en dan twee keer dezelfde nieuwsbrief ontvangt. Idealiter heb je een centrale klantenbak waarop je marketingstrategieën los kan laten.

Maar wie gaat deze verantwoordelijkheid dragen en ervoor zorgen dat bovenstaande processen in goede banen worden begeleid? Ga je extra medewerkers aannemen om de toename van werkzaamheden op te vangen of ga je op zoek naar een systeem dat kan helpen bij het beheer van verschillende Shopify Stores? Worden bovenstaande onderwerpen niet van tevoren uitgewerkt en opgelost, dan moet je deze uitvogelen terwijl je de implementatie doorloopt. Dit kan zorgen voor een moeilijke implementatie en moeilijk beheerbare webshops, met alle (financiële) gevolgen en het verlies van klantvertrouwen als gevolg.

Cross Border Shopify Solution als oplossing voor de uitdagingen

Gelukkig hebben we bij Nafite niet stilgezeten en om onze klanten te helpen bij hun ambities om hun webshops succesvol te internationaliseren hebben we een oplossing ontwikkeld voor eerder benoemde knelpunten. Want zoals al beschreven is, wie wilt zich nou bezighouden met dubbel werk in verdeelde omgevingen?

Product Management
Ondanks het feit dat je meerdere markten bedient, hoeft dit niet te betekenen dat je verschillende producten naar deze markten brengt. Daarom maken wij het mogelijk om je producten centraal aan te maken. Hierdoor hoef je maar op één plek een collectie te koppelen, tags toe te voegen, een product omschrijving aan te maken (eventueel in lokale taal), prijzen in verschillende valuta aan te maken, sale prijzen (eventueel per shop), Search Engine Optimisation (SEO) informatie toe te voegen, productvarianten, product afbeeldingen of videocontent en meer. Doordat dit maar één keer hoeft worden ingevuld, bespaar je veel tijd met het beheren en onderhouden van je producten.

Los van de informatie die specifiek nodig is voor je Shopify stores, kunnen ook additionele attributen worden toegevoegd aan de producten. Deze attributen kunnen eventueel gebruikt worden in rapportages die vanuit het centrale systeem gemaakt kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan introductie datum, type producten, etc.

Tot slot hebben we het mogelijk gemaakt om een releasedatum mee te geven aan je aangemaakte producten. Dit betekent dus dat je weken voor release het product alvast kunt aanmaken. Op de door jouw ingestelde datum zal het systeem het product automatisch op actief zetten zodat deze beschikbaar wordt in de Shopify store.

Voorraad
Het op orde hebben van je voorraad is misschien wel het belangrijkste element van je Shopify stores. Naast dat het één van de belangrijkste onderdelen is, is het een onderdeel met veel verschillende varianten. Zo hoeft niet iedere shop dezelfde voorraad locatie te hebben, want misschien heb je wel een warehouse voor Noord-Amerika, Europa en Japan of zijn er misschien zelfs binnen Europa verschillende warehouses die gekoppeld moeten worden aan verschillende stores. In onze oplossing kan er per store een andere voorraad locatie worden gekoppeld. Deze koppeling kan direct opgezet worden met een Warehouse Management Systeem, ERP systeem of mogelijk wordt de voorraad op een andere manier bijgehouden. Zolang de voorraad te ontsluiten is via een API kan deze in onze oplossing worden gekoppeld met de betreffende Shopify stores.

Orders
De omgekeerde weg van voorraad zijn orders. Het kan een behoorlijke uitdaging zijn om orders te verwerken vanuit je verschillende Shopify systemen. Daarnaast wil je graag een centraal overzicht creëren waar je als order manager makkelijk kunt zien waar eventueel nog problemen zitten. In de oplossing is het mogelijk om alle orders naar het centrale systeem te halen. Vervolgens kunnen deze orders afhankelijk van de bestemming worden uitgeserveerd naar een ERP, Warehouse management systeem of als rapport worden geëxporteerd vanuit het systeem.

Het overzicht maakt het makkelijk om inzicht te krijgen in je orderstromen. Ook voor je klantenservice medewerkers kun je hier eenvoudige overzichten creëren zodat je, wanneer je klant belt, snel antwoord kan geven op zijn of haar vragen. Soms kan het ook prettig zijn om centraal opmerkingen vast te leggen op orders t.b.v. klantenservice bijvoorbeeld. Vaak is dit makkelijker dan eerst moeten zoeken in welke webwinkel de order geplaatst is, wat precies de status is en of dat er mogelijk nog specifieke notities zijn over de betreffende order.

Klanten database
Verschillende Shopify stores betekent ook dat je jouw klantendata verdeelt over de Shopify stores. In sommige gevallen kan dit erg onhandig zijn. Bijvoorbeeld wanneer je een specifieke klant wil terugvinden of eventueel je klanten wil uploaden in een e-mail marketingtool. Ook kan het interessant zijn om vanuit je klantendatabase selecties te maken ten behoeve van verschillende marketing activiteiten zoals een look-a-like doelgroep in Facebook Business Manager.

Binnen de oplossing creëren we een centrale database die via API of Export kan worden ontsloten. Aan de klanten wordt orderdata gekoppeld zodat hierop binnen het systeem nog selecties gemaakt kunnen worden.

Reporting
Het mooie van e-commerce is dat het vaak mogelijk is om veel verschillende dingen te kunnen meten. Met deze inzichten kunnen processen worden verbeterd of gecontroleerd. Echter met je data verspreid over de verschillende stores is het niet altijd makkelijk om de juiste inzichten te krijgen. Met zowel de orderdata, klantendatabase en productinformatie kunnen mooie rapporten worden ontwikkeld die je kunnen helpen om je proces te verbeteren. In de meeste gevallen wordt er een koppeling met Power BI gemaakt zodat je de volledige vrijheid krijgt om de juiste rapportage te maken.

Case: Karhu

Karhu, een van origine Fins sportmerk, verkoopt haar producten over de hele wereld met een sterke focus op Europa, Noord-Amerika, Japan en Australië. Karhu besloot in 2020 om haar oude e-commerce systeem te vervangen door Shopify in combinatie met de Nafite Cross Border oplossing. De belangrijkste reden voor Karhu om te wisselen van systeem was het feit dat de oude systemen reeds 11 jaar oud waren en er in de oplossing veel legacy software (verouderde software) was ontstaan. Hierdoor ontstond de behoefte om strategisch te wisselen naar SaaS (Software as a Service). Ook was het binnen de historische set-up niet mogelijk om een goede lokale ervaring te bieden aan de verschillende internationale shoppers.

Uiteindelijk heeft Karhu elf verschillende stores gerealiseerd in Shopify. Deze stores zijn via de Nafite Cross Border oplossing gekoppeld aan drie verschillende voorraad locaties. Daarnaast worden producten aangemaakt in acht talen en zeven valuta’s, waarbij rekening gehouden wordt met lokale varianten en voorraad. Het systeem creëert voor Karhu een centraal overzicht van orders, voorraad en klanten. Alle informatie wordt ontsloten naar Power BI zodat daarin de verschillende management rapportages gemaakt konden worden om overzicht te houden in de performance van de e-commerce activiteiten.

Gelijk met de ontwikkelen van de Shopify Stores is Nafite gestart met de inrichting van het systeem en de koppeling met het ERP systeem per regio. Daarnaast moesten er 300 producten overgezet met in totaal 3500 varianten. Binnen vier maanden na start van het project kon Karhu live met haar nieuwe cross border e-commerce strategie, waarbij het beheer van de elf stores nu volledig ondersteund wordt door het Nafite Cross Border Systeem.

Hoe kan Nafite helpen?

De Nafite Cross Border Shopify Solution biedt een oplossing voor het centraal beheren van je webshop. De taal specifieke omschrijvingen uploaden per product, de juiste valuta selecteren en die uploaden naar de corresponderende shop en de assortiment vind je op één centrale plek terug. Ook vind je het klantenbestand terug in de Nafite Cross Border Shopify Solution, inclusief aan welke winkel zij gelinkt zijn. Zo kan je je klanten snel traceren per shop en hun orders, producten en opmerkingen inzien. Zo ben je jouw klant een stap voor wanneer je service verleent.

De Nafite Cross Border Solution biedt een oplossing voor het terugkoppelen naar verschillende en/of een centrale warehouse, centrale datastromen en datavergaring, en de mogelijkheid hier dashboards op te ontwikkelen gebaseerd op deze centrale set. Het resultaat is dat je geen eindeloos werk hebt aan dubbele taken. Op die manier zijn je processen efficiënter en effectiever in te richten waardoor veel tijd bespaard blijft. Ook zijn de pijnpunten van webshop management afgevangen in de Nafite Cross Border Shopify Solution, zodat jij je kan focussen op het laten groeien van je onderneming in plaats van stroperige beheersprocessen.

Bij Nafite begeleiden wij van A tot Z, van ontwerp tot succesvolle implementatie. Door middel van een hecht team met een breed scala aan functionele en technische vaardigheden. Zo complimenteren wij elkaar en helpen wij u naar een centrale omgeving in de Cloud. Door ons kleine team werkt u nooit met veel verschillende medewerkers; onze communicatielijnen zijn plat en vinden laagdrempelig plaats. Op deze manier zijn wij op hoogte van elkaars processen en onderwerpen, zodoende ook over mogelijke obstakels tijdens de implementatie die voor u van belang zijn.

Wij geloven in één centrale oplossing om het bedrijfsproces te optimaliseren. Het moet mogelijk zijn bedrijfsprocessen centraal te beheren en dubbele acties moeten in één handeling kunnen. Het schalen van meerdere Shopify winkels is niet makkelijk en daarom moet de omgeving laagdrempelig in gebruik zijn en visueel aantrekkelijk blijven. Niet-technische gebruikers zijn in staat werk te verzetten waarvoor men voorheen een technisch medewerker nodig was. Tussen de Shopify winkels en andere bestaande of nog toe te voegen systemen is een naadloze integratie mogelijk, waardoor een centrale oplossing ontstaat waarin alles is afgevangen.

Ook geloven wij in “Meten is Weten”. Door alle bedrijfsprocessen af te vangen in de Nafite Cross Border Shopify Solution is het mogelijk om interessante inzichten te creëren die bedrijf gerelateerd zijn. Deze informatie is net als de oplossing overal toegankelijk, in de trein, op de fiets of wanneer u uw hond uitlaat. Op deze manier bent u altijd op de hoogte van wat er binnen uw bedrijf plaatsvindt en kunt u daar op aansturen.

Tot slot moet de oplossing betaalbaar zijn. Tegenwoordig is de trend dat softwarepakketten worden aangeboden als “Software as a Service” (SaaS) ofwel een abonnement op de software. De kosten voor dit systeem zijn afhankelijk van het aantal gebruikers. Stijgt het aantal gebruikers? Dan schaalt de software in prijs mee. Hiervoor maakt Nafite gebruik van de No-Code oplossing van Betty Blocks als basis software voor het Nafite Cross Border systeem.

Wij maken graag kennis met u en uw medewerkers om te helpen met de transitie naar de Cloud. Onze visie is om binnen een korte tijd het ontwerp, bouw en implementatie traject te doorlopen en succesvol te maken. Bij ons staat de koffie al klaar, tot snel?

SMART BUSINESS APPLICATIONS
NEW TECHNOLOGY AND BUSINESS KNOWLEDGE.